[인사관리, 인사, 노무 변호사] 사내 규정 제정, 개정 등 정비 시 주의사항

안녕하세요, 법무법인 청출 최종하 변호사입니다.

인사관리는 언제나 경영 상황과 매우 밀접하게 연관되어 있기에, 유동적으로 변경될 필요가 있습니다. 업무가 늘어난 현장직의 불만을 달래기 위해 현장수당을 도입하기도 하고, 새로운 복지를 도입하기도 하지만- 반대로, 특정 복지의 효용 대비 비용이 크다면 포기하기도 하는 것입니다.

그러나 회사의 규모가 커질 수록 고위 경영진이 사안을 일일이 개별적으로 판단하기는 어려워집니다. 그렇기에 결국 회사는 일관성 있고 체계적인 관리를 위해서 다양한 규정을 도입하고, 또 상황이 변경됨에 따라 개정하는 등 정비하는 과정을 거치는 것입니다.

하지만 모든 규정을 회사가 임의로 정비할 수 있는 것은 아닙니다. 근로기준법 제94조 제1항은 “사용자는 취업규칙의 작성 또는 변경에 관하여 해당 사업 또는 사업장에 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 그 노동조합, 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 없는 경우에는 근로자의 과반수의 의견을 들어야 한다. 다만, 취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경하는 경우에는 그 동의를 받아야 한다.”고 정하고 있기 때문입니다.

이번에는 위 조항과 관련하여 사내 규정 제정, 개정 등 정비 시 주의해야 하는 사항을 정리해보도록 하겠습니다.

1.     사내 규정이 취업규칙에 해당하는지 확인하자.

근로기준법 제94조 제1항은 ‘취업규칙’이라 명명하여 제정해둔 문서에만 적용된다고 생각하기 쉽지만, 근로기준법상 ‘취업규칙’의 범위는 매우 넓습니다.

대법원은 “근로기준법 제94조 소정의 취업규칙이라 함은 복무규율과 임금 등 근로조건에 관한 준칙의 내용을 담고 있으면 그 명칭을 불문하는 것”이라는 입장으로(대법원 1996. 2. 27. 선고 95누15698 판결), 법원은 그 어떤 사내 규정도 (1) 근로조건을 다루고 있고 (2) 직원들에게 공지되었다면 취업규칙에 해당한다고 보고 있습니다. 휴가 사용 방법에 관한 ‘휴가 지침’은 물론, 특별히 명칭도 정해두지 않은 ‘연봉 테이블’도 취업규칙이 될 수 있는 것입니다. 하급심 판례 중에는 “이 사건 각 보수규정에 근거하여 그 내용을 구체화한 이 사건 각 안내문 또한 취업규칙에 해당한다”고 판시하여, 직원들에게 발송된 ‘안내문’조차 취업규칙에 해당한다고 판단한 사례도 있습니다(부산고등법원 2021. 8. 25. 선고 2020나58291 판결, 상고기각으로 확정).

결국 사내 규정을 정비할 때는, 항상 해당 규정이 (1) 근로자들의 근로조건(근로시간, 근무 장소, 급여, 복지, 징계 등등)에 영향을 미치는지 여부와 (2) 어떠한 형태로든 그 내용이 근로자들에게 공지되었는지 여부를 확인할 필요가 있는 것입니다. 그리고 만약 해당 규정이 넓은 의미의 취업규칙에 해당한다면, 이하의 체크리스트를 확인해보아야 할 것입니다.

2.     근로자에게 불리하게 변경되는지 확인하자

형태와 명칭을 불문하고 위 기준에 의하여 ‘취업규칙’이라고 판단되는 준칙을 변경할 경우, 변경되는 내용이 근로자에게 유리한지 불리한지 확인할 필요가 있습니다. 근로기준법 제94조 제1항에 의하여 불리한 변경에는 근로자 과반수의 동의가 필요하고, 이러한 절차를 구비하지 않은 경우 기존 근로자들에게는 변경된 규정을 적용할 수 없기 때문입니다.

그런데 실무적으로는 번거로운 절차를 여러 번 거치기보다는 한번에 여러 규정, 여러 조항을 동시에 변경하는 것이 일반적이기에, 유리한 변경과 불리한 변경이 동시에 이루어지는 경우도 빈번합니다. 이 경우, 대법원은 “불이익 변경인지 여부를 판단함에 있어서는, 근로조건을 결정짓는 여러 요소가 있는 경우 그 중 한 요소가 불이익하게 변경되더라도 그와 대가관계나 연계성이 있는 다른 요소가 유리하게 변경되는 경우 이를 종합적으로 고려하여야 하는 것이므로, 명예퇴직수당의 지급률이 낮아져 그 자체로는 불리하여졌다고 하더라도 기초임금이 인상된 경우 반드시 불이익한 변경이라고 단정할 수는 없다”는 입장으로, 종합적으로 보았을 때 불이익하지 않다면 동의 절차를 거치지 않아도 된다는 입장입니다.

그렇다면, 규정의 변경이 일부 근로자에게는 유리하고, 일부 근로자에게는 불리하다면 어떨까요? 대법원은 “근로자에게 불리한 변경에 해당하는지 여부는 근로자 전체에 대하여 획일적으로 결정되어야 할 것이고, 그 변경이 일부 근로자에게는 유리하지만 다른 일부 근로자에게는 불리할 수 있어서 근로자에게 전체적으로 유리한지 불리한지를 단정적으로 평가하기가 어려운 경우에는 근로자에게 불이익한 것으로 취급하여 근로자들 전체의 의사에 따라 결정하게 하는 것이 타당하다”고 판시하여(대법원 2012. 6. 28. 선고 2010다17468 판결), 이러한 이해 상충 상황에서는 원칙적으로 불이익한 것으로 취급하고 있습니다.

3.     이미 체결된 근로계약서를 확인하자

근로계약서는 근로자의 근로조건을 정하는 가장 중요한 문서 중 하나이지만, 많은 경우에 경시되는 문서이기도 합니다. 처음 근로자를 채용할 때 특별한 고민 없이 인터넷에서 표준근로계약서 양식을 다운로드하여 사용하고, 이후에는 해당 계약서를 수정하는 경우가 빈번할 정도입니다. 경우에 따라서는, 근로자들과 체결된 근로계약서에 정확히 어떤 내용이 있고 어떤 내용은 없는지 정확하게 파악하지 못하고 있는 경우도 있습니다.

그런데 대법원은 “취업규칙에서 정한 기준보다 유리한 근로조건을 정한 개별 근로계약 부분은 유효하고 취업규칙에서 정한 기준에 우선하여 적용된다”고 판시하고 있을 뿐만 아니라, “근로자에게 불리한 내용으로 변경된 취업규칙은 집단적 동의를 받았다고 하더라도 그보다 유리한 근로조건을 정한 기존의 개별 근로계약 부분에 우선하는 효력을 갖는다고 할 수 없다. 이 경우에도 근로계약의 내용은 유효하게 존속하고, 변경된 취업규칙의 기준에 의하여 유리한 근로계약의 내용을 변경할 수 없으며, 근로자의 개별적 동의가 없는 한 취업규칙보다 유리한 근로계약의 내용이 우선하여 적용된다”고까지 판시하고 있습니다(대법원 2022. 1. 13. 선고 2020다232136 판결). 요컨대, 사용자가 아무리 취업규칙을 변경해도 – 심지어, 근로자 과반수의 동의까지 받아서 변경해도 – 개별 근로계약이 무조건적으로 우선 적용되는 것입니다.

실무적으로는, 근로자들에게 적용되는 복지를 근로계약서에 명시해둔 탓에 사후적 변경이 어려운 상황이 발생하곤 합니다. 예를 들면, ‘식대 월 20만원 지원’이나 ‘유류비 지원’, ‘명절수당 30만원 지급’ 등을 근로계약서에 포함시켰다면, 이후에 취업규칙 변경만으로는 식대나 유류비, 명절수당 등을 삭감할 수 없는 것입니다.

특히 임금과 관련된 사항들의 경우, 취업규칙을 변경했으니 괜찮으리라고 생각하다가 임금 체불로 취급되는 경우도 있으니 특히 주의할 필요가 있겠습니다.

4.     노동 관행의 성립 여부를 확인하자

그렇다면 암암리에 운영해온, 인사팀의 내부 문서로만 정리된 규정을 변경할 땐 이러한 절차를 거치지 않아도 무방할까요? 근로자들에게 그 내용이 공지되지 않았다면 취업규칙 변경 절차를 거칠 필요는 없겠으나, 노동 관행의 성립 여부를 확인할 필요가 있습니다. 대법원은 “기업의 내부에 존재하는 특정의 관행이 근로계약의 내용을 이루고 있다고 하기 위하여는 그러한 관행이 기업 사회에서 일반적으로 근로관계를 규율하는 규범적인 사실로서 명확히 승인되거나 기업의 구성원에 의하여 일반적으로 아무도 이의를 제기하지 아니한 채 당연한 것으로 받아들여져서 기업 내에서 사실상의 제도로서 확립되어 있다고 할 수 있을 정도의 규범의식에 의하여 지지되고 있어야 한다”고 판시하여 노동 관행을 인정하고 있기 때문입니다(대법원 2014. 11. 27. 선고 2011다41420 판결).

이처럼 관행화된 제도를 변경할 때에도 취업규칙 변경과 준하는 절차를 거칠 필요가 있다는 점을 유의해야겠습니다.

법무법인 청출은 근로관계, 인사관리, 임금, 해고 등 다양한 인사노무 쟁점에 관하여 폭 넓은 경험과 풍부한 전문성을 가지고 있습니다. 도움이 필요하시면 언제든 연락주시면, 든든한 동료가 되어드리겠습니다.